Morsan Libros oficiales

Legalización de Libros Oficiales

El Art. 27 del Código de Comercio establece que los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviese el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen.

Será lícita, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que pasen los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

Se introdujeron modificaciones en la forma de presentación y plazo (Instrucción de la DGRN, de 12 de febrero de 2015, en aplicación del Art. 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización). La Instrucción se aplicó a los libros obligatorios de todas clases para ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013. Por lo tanto, los libros de ejercicios anteriores, aunque fuera de plazo, podrán legalizarse en la forma ordinaria.

Y desde la entrada en vigor de la citada Ley 14/2013, todos los libros que necesariamente deben llevar los empresarios, sin excepción, se cumplimentarán en soporte electrónico y se presentarán para su legalización en el Registro Mercantil, por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Depósito de los Libros en el Registro Mercantil

Para la legalización de los libros, por parte del empresario se confeccionará una instancia por duplicado dirigida al Registro Mercantil que corresponda, reflejando:

  • Nombre y apellidos del empresario individual o denominación de la sociedad o entidad, además de los datos de identificación registral, así como su domicilio.
  • Relación de los libros cuya legalización se solicita, así como el número de folios u hojas de que se compone cada libro.
  • Fecha de apertura y, en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase que aquellos cuya legalización se solicita.
  • Fecha de solicitud.

Acompañando a la solicitud deberán presentarse los libros que se pretenden legalizar.

Además, todos los empresarios individuales habrán de adjuntar en un fichero PDF la fotocopia del alta en el IAE o el último recibo de dicho impuesto, para acreditar que la actividad que realizan es empresarial. Una vez presentada la instancia y los libros a legalizar, se practicará en el Libro Diario el correspondiente asiento de presentación. En dicho asiento, se hará constar la fecha de presentación de la instancia, la identificación del empresario solicitante y el número y clase de los libros a legalizar.

El Reglamento del Registro Mercantil en su Art. 27 sobre el Libro de Legalizaciones establece que se llevará mediante la apertura de una hoja para cada empresario, en la que se hará constar los datos de presentación de la solicitud en el Libro Diario, la clase de libros legalizados, el número dentro de cada clase, la fecha de legalización y los datos del legajo en que se archive la instancia.