Morsan Libros oficiales

Libros oficiales

Todo empresario debe llevar obligatoriamente una serie de libros contables y societarios que deberán ser legalizados en el Registro Mercantil.

Contables (art. 25 del Código de Comercio):

  • El Libro Diario. Registrará día tras día las operaciones relativas a la actividad de la sociedad. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.
  • El Libro Inventario y Cuentas Anuales. El libro se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirá, también, el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.

Societarios:

  • El Libro de Actas de la Junta General y demás órganos colegiados (art. 26 del Código de Comercio). Según dicho artículo, las sociedades mercantiles llevarán un libro en el que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales o especiales yb los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.
  • Libro-registro de acciones nominativas en las sociedades anónimas (art. 27 del Código de Comercio).
  • Libro-registro de socios en las sociedades limitadas (art. 28 del Código de Comercio).
  • Libro-registro de contratos en las sociedades unipersonales (art. 16 de LSC).
  • Cualesquiera otros que lleven los empresarios en el ámbito de su actividad.

A partir de septiembre de 2013 se dispuso que todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios se cumplimentarán en soporte electrónico y se presentarán para su legalización en el Registro Mercantil, por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Se podrán legalizar libros de actas, si se necesita acreditar algún hecho de forma puntual en cualquier momento del ejercicio, sin perjuicio de que, de forma obligatoria, se incluyan en el libro de actas de todo el ejercicio. Podrán ser legalizados los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.

Legalización

Conforme al art. 329 del Reglamento del Registro Mercantil, deberán legalizarse en el Registro Mercantil los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios. Asimismo, podrán ser legalizados los libros de detalle del Libro Diario y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.

Cuando se constituye una sociedad, una vez practicada la primera inscripción se legalizará un libro en que conste la titularidad inicial de los fundadores. Legalizado este libro sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas. Podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o de socios aunque no haya sido legalizado el libro inicial. De conformidad con el artículo 8 de la Instrucción de 31 de diciembre de 1999 de D.G.R.N. el empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondientes a los libros presentados a legalizar a efectos probatorios.