Morsan Prespuestos

Presupuestos

Recordemos que el presupuesto:

  • Proporciona la información necesaria sobre hechos y situaciones pasadas y a su vez juega un papel muy importante para efectuar previsiones y el cumplimiento de las mismas.
  • Constituye un instrumento adecuado para establecer ordenadamente la comparación de previsiones y realizaciones, poniendo de manifiesto las desviaciones, así como poder analizar dichas desviaciones.
  • Permite implementar medidas de corrección una vez establecidas las causas de las desviaciones.

Generalmente se admite que los presupuestos han de enmarcarse dentro de dos grandes áreas:

  1. Financieros, como puedan ser los presupuestos de tesorería, que reflejan las entradas de recursos y el empleo de dichos recursos. Podemos subdividirlos en:
    • A corto plazo, que recogen los movimientos financieros del ciclo de explotación.
    • A largo plazo, que comprenden los movimientos de fondos de varios ejercicios, por ejemplo quinquenales. En este presupuesto son muy importante las inversiones de inmovilizado a realizar.
  2. Económicos, fundamentalmente los presupuestos de explotación, que comprenden todas aquellas operaciones que su resultado sea el beneficio o la pérdida de explotación. Es decir, la diferencia entre los ingresos y los gastos. Como en el caso anterior, podemos subdividirlos en:
    • Explotación del ejercicio actual.
    • Explotación a medio y largo plazo.

Debe notarse la relación que existe entre los presupuestos de tesorería y el balance a futuro y de los presupuestos de explotación y la cuenta de pérdidas y ganancias.

Para que un presupuesto cumpla adecuadamente su función debe abarcar la totalidad de las funciones y actividades de la empresa. Es indispensable que los presupuestos estén coordinados y alineados. 

 

Presupuestos de Tesorería

Nos referiremos en este apartado en la entrada y salidas de fondos. Convendría preparar por separado los correspondientes al ejercicio actual y otro, más genérico, para un periodo de tres o cinco años. Podemos subdividirlos en: 

Presupuesto de tesorería del periodo

En el presupuesto de tesorería del periodo se reflejaran, convenientemente distribuidos por periodos mensuales o trimestrales, las entradas y salidas de fondos que sean previsibles, teniendo en cuenta los conceptos de los distintos presupuestos de explotación, afectados por los plazos de pago y cobro que puedan concederse en los pagos e ingresos.

Hay conceptos de ingresos o de gastos, entre los incluidos en los presupuestos de explotación, que no producen movimientos directos de fondos, como pudieran ser las amortizaciones, las previsiones, provisiones, etc. y en cambio hay otros, ajenos a la explotación que sí los producen y deben incluirse en los presupuestos de tesorería, por ejemplo: los impuestos sobre beneficios, dividendos, gastos e ingresos extraordinarios, préstamos, pago de intereses de esos prestamos, etc. Vemos, por lo tanto, que los presupuestos de tesorería contienen datos diferentes a los de explotación.

El encaje general de pagos y de ingresos y el fondo de maniobra necesario nos llevará a unos déficits o superávits de tesorería que permitirán tomar a tiempo las medidas oportunas, como pudiera ser solicitar un crédito para cubrir déficits o acelerar inversiones en caso de superávit. 

Presupuesto de tesorería a más de un año

Se prepara en base al presupuesto de inversiones, ajustado a los plazos previstos para los desembolsos de los importes de las inversiones a realizar.

Fijados los desembolsos necesarios, hay que examinar la forma de hacerlos frente, bien por los recursos procedentes de la propia actividad de la empresa (autofinanciación), bien por nuevos ingresos de recursos propios (ampliaciones de capital), bien por obtención de recursos ajenos a largo plazo (créditos bancarios, bonos, etc.).

La financiación a largo plazo suele producir unos gastos adicionales que es preciso tener en cuenta tanto en lo que se refiere al coste de las inversiones como en el propio presupuesto de tesorería a corto y largo plazo.

También deben incluirse en este presupuesto las entradas y salidas de fondos por préstamos o créditos a largo plazo.

Se puede partir del presupuesto del periodo, con una proyección plurianual, aunque con menor detalle y deben añadirse los datos a largo plazo. Debe revisarse al final de cada periodo y ajustarlo conforme a los datos reales, además de añadir aquellos otros que sean necesarios.  

Presupuestos del ciclo de explotación

Por ciclo de explotación entendemos el conjunto de actividades y operaciones que, dentro de los objetivos de la empresa, permiten la transformación de recursos monetarios en materiales o servicios para la producción propia de bienes o servicios que, a su vez, son vendidos para transformarlos de nuevo en disponible. Es este proceso podemos distinguir como partes o funciones diferenciables a efectos del presupuesto las que tratamos a continuación:

  • Presupuesto de Ventas e ingresos: Corresponde a las anotaciones en las cuentas del grupo 7. En su elaboración debe tenerse en cuenta lo siguiente:
    • Qué tipos de productos o servicios se van a vender.
    • Qué cantidades comprenden esta previsión de ventas.
    • Cuáles son los posibles precios de venta
    • Cuál es el ritmo con que han de producirse las ventas o entrega de los bienes o servicios.
    • Qué condiciones se requiere para la ejecución de las ventas previstas

Para hacer esta evaluación conviene contar con:

      • La información proporcionada por los registros contables respecto a las ventas realizadas en los periodos anteriores, por productos, grupos de productos, canales de distribución, zonas geográficas, tipos de clientes, etc.
      • La información más completa y adecuada al caso que sea posible, respecto a la coyuntura del sector en que las ventas han de realizarse, las perspectivas de evolución de dicho sector, la influencia sobre la propia actividad de las condiciones generales y las perspectivas del mercado.
      • El clima social previsible.
      • Los factores de carácter interno, tales como estructura de la empresa, su dimensión, capacidad de producción, situación de stocks, aprovisionamientos, etc.

Es evidente que, cuanto más completas y correctas sean las informaciones disponibles y su interpretación más adecuada, mas fiable será el presupuesto. Aunque la falta de información no es excusa para la preparación de las previsiones, que habrán de hacerse aun cuando las hipótesis en que se basan sean menos fundadas.

Entre los aspectos a puntualizar en el presupuesto de ventas, son importante, entre otros:

 

        • Los descuentos, bonificaciones, rappels, etc., sobre las ventas
        • Las comisiones, corretajes y primas de agentes y mediadores.
        • Los fletes, portes y acarreos.
        • Los envases y embalajes
        • La publicidad y propaganda por los distintos medios (muestras, prensa, radio, internet, etc.)
        • Los impuestos y tasas sobre ventas, por ejemplo las tasas ecológicas
  • Presupuesto de producción: teniendo en cuenta tanto las existencias de productos terminados y de las ventas a realizar, debemos considerar productos y cantidades. 
  • Presupuesto de aprovisionamientos: teniendo en cuenta las necesidades que se deriven del presupuesto de producción. Esencialmente debe considerarse las materias primas, los consumos, materiales, suministros, etc. Naturalmente si se trata de una empresa comercial en la que el presupuesto de producción no existe, las provisiones de aprovisionamiento se reflejan, directamente, en el presupuesto de ventas, además de incluirse la existencia de los stocks.
  • Presupuesto de gastos: En el presupuesto de aprovisionamientos se incluyen las compras de materiales, pero es necesario también reflejar los restantes gastos. Se puede utilizar el esquema del plan de cuentas, más o menos detallado.
  • Presupuestos departamentales: Serían las previsiones de las diferentes áreas o centros de responsabilidad de la empresa (Marketing, Tecnologías de la Información, etc.).   

Una vez elaborados los diferentes presupuestos, adicionales o parte de los mismos, según las necesidades organizativas de la empresa, debe prepararse un presupuesto general de explotación para englobar a la totalidad de las previsiones que incidan en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. 

Presupuesto de Inversiones

Si es necesario contar con un presupuesto que recoja las previsiones en el corto plazo de un ciclo de explotación, cuando se debe acometer la renovación del equipo industrial o bien el incremento del inmovilizado, la necesidad del presupuesto de inversiones es más necesario. Porque:

  • Hay que contemplar un período de tiempo más largo, no sólo para prever su compra sino también, en algunos casos, su puesta en marcha.
  • Los valores de estas inversiones pueden suponer un problema financiero para la empresa.
  • Es imprescindible tener buena información sobre la evolución del mercado y la vida de los productos o servicios dispuestos a la venta.

El presupuesto de inversiones tiene entidad propia por los siguientes conceptos:

  • Por la naturaleza de los elementos que contiene (investigación y desarrollo, terrenos y construcciones, instalaciones, compra de maquinaria y equipo, acondicionamiento de las inversiones existentes, reparaciones generales de maquinaria o equipos….
  • Por el plazo que comprenden, son diferentes los factores que intervienen y los plazos pueden abarcar varios años.
  • Por su influencia en el presupuesto financiero. Los recursos necesarios pueden proceder de remanentes de la propia empresa (autofinanciación), de ampliaciones de capital, de recursos ajenos a largo plazo, etc.

En el presupuesto de inversiones pueden incluirse también aquellas que no pertenecen al inmovilizado material de la empresa, como pueden ser las inversiones en empresas filiales, que son inversiones de carácter financiero y otras similares, siempre que tenga carácter de permanencia.

Es muy importante en el estudio del presupuesto de inversiones el análisis minucioso del coste y rendimiento esperados con tales inversiones. Finalmente, debe añadirse que, en cuanto sea posible, el presupuesto de inversiones debe ser modificable para adaptarlo a los cambios económicos, expectativas empresariales y los avances tecnológicos, entre otros.